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Sachbearbeiter/in Veranstaltungen, Kommunikation und Gremien (m/w/d) (100% / befristet)

München
Vollzeit
Befristet

Einleitung

Die Stelle unterstützt insbesondere das Team Kommunikation & Impact sowie das Verwaltungsteam, die Stabsstelle Politik-Strategie-Kooperationen und die Geschäftsführung. Ziel des bidt ist ein lebendiger Austausch zwischen Forschung, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft. Das Team Kommunikation & Impact konzipiert dafür geeignete Formate, organisiert Events und kommuniziert wissenschaftliche Ergebnisse aus der bidt-Forschung über verschiedene Kanäle in die Öffentlichkeit. Geschäftsführung und Stabsstellen steuern das Forschungsinstitut und den inhaltlichen fach- und abteilungsübergreifenden Austausch. Das Verwaltungsteam ist die zentrale Anlaufstelle für Fragen zu Finanz- und Personalmanagement und sorgt dafür, dass organisatorische Prozesse optimal laufen, um den Erfolg des bidt sicherzustellen.

Position

Sachbearbeiter/in Veranstaltungen, Kommunikation und Gremien (m/w/d) (100% / befristet)

Aufgaben

  • Sie unterstützen bei der Planung, Koordniation und Durchführung von öffentlichen Veranstaltungen und Kommunikationsaktivitäten, insbesondere im Bereich Dienstleistermanagement, Einladungs- und Referierendenmanagement, Logistik sowie von internen Veranstaltungen und Sitzungen, insbesondere Gästebetreuung, Catering und Aufbau.
  • Sie führen Vergabe- und Beauftragungsverfahren im Bereich Veranstaltungsmanagement durch.
  • Sie übernehmen administrative Aufgaben für das Team Kommunikation & Impact (z.B. Terminverwaltung, Wissensmanagement, Koordination studentischer Hilfskräfte, Korrekturlesen, Lizenzverwaltung, Beauftragungen und Rechnungen).
  • Sie pflegen ausgewählte Bereiche der deutschen und englischen bidt-Website (Wordpress).
  • Sie unterstützen bei der Herausgabe von Publikationen (z. B. DOI-Verwaltung, Druckabwicklung). 
  • Sie organisieren und unterstützen beim Onboarding neuer Mitarbeitender (z. B. Organsiation Fototermin, Toolzugänge, Website-Profil) sowie beim Offboarding.
  • Sie planen, koordinieren und betreuen bidt-Teamveranstaltungen und Aktivitäten im Rahmen des Alumni-Netzwerks.
  • Sie unterstützen die Geschäftsführung und die Stabsstelle Politik-Strategie-Kooperationen bei der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Austauschformaten und Veranstaltungen.

Profil

  • Sie verfügen über eine Ausbildung als Veranstaltungskaufmann/ -kauffrau, Eventmanager/in oder vergleichbare Ausbildung bzw. ein Hochschulstudium im Bereich Kommunikation, Marketing, Politikwissenschaften oder vergleichbarer Fachdisziplinen.
  • Sie verfügen über erste Berufserfahrung in den Bereichen Organisation, Veranstaltungsmanagement, Kommunikation und Gremienbetreuung.
  • Sie haben Erfahrung in der Koordination von Dienstleistern.
  • Sie sind geübt im Umgang mit Tools für digitale Kollaboration, Kommunikation und Einladungsversand.
  • Sie sind geübt im Umgang mit MS Office und MS Teams.
  • Sie haben Erfahrung mit der Pflege von Websites, Wordpress-Kenntnisse sind von Vorteil.
  • Sie arbeiten zielorientiert und umsetzungsstark, zuverlässig und teamorientiert.
  • Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

  • Ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld mit laufenden Aufgaben sowie der Mitarbeit in Projekten;
  • Fachliche und überfachliche Weiterbildungsmöglichkeiten;
  • Eine Stelle in Vollzeit (100%);
  • Einen familienfreundlichen Arbeitsplatz in der Münchner Innenstadt mit flexiblen Arbeitszeiten und Home Office-Regelungen;
  • Eine Vergütung innerhalb des TV-L bis zu einer Eingruppierung in die Entgeltgruppe E10 bei entsprechender Qualifikation.
Wir arbeiten kooperativ und legen viel Wert auf Eigeninitiative und ein wertschätzendes Miteinander.
Menschen mit Behinderung werden bei gleichwertiger Qualifikation bevorzugt beschäftigt. Das bidt ist durch die Diversität seiner Beschäftigten geprägt und begrüßt Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten, unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Orientierung, Religion, Weltanschauung oder ethnischer Herkunft.
 
Die Stelle ist ab 01.10.2026 zu besetzen und bis 04. Februar 2027 befristet.

Kontaktinformationen

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen laden Sie bitte hier über unser Bewerbungsportal hoch oder senden Ihre Bewerbung per E-Mail bis 15.09.2026 an:
 
E-Mail: karriere@bidt.digital
Stichwort: Sachbearbeiter:in Veranstaltunen-Kommunikation
 
Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für Rückfragen:

Datenschutzhinweis

Sie finden die Datenschutzerklärung unter https://www.bidt.digital/datenschutzerklaerung/

Über uns

Das Bayerische Forschungsinstitut für Digitale Transformation (bidt) ist ein Institut der Bayerischen Akademie der Wissenschaften. Es trägt dazu bei, die Entwicklungen und Herausforderungen des digitalen Wandels besser zu verstehen. Damit schafft es die Grundlagen, um die digitale Zukunft im Dialog mit der Gesellschaft verantwortungsvoll und gemeinwohlorientiert zu gestalten.